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Les missions confiées au titulaire du poste sont :
1. Gestion administrative :
o  Accueil physique et téléphonique : réception, traitement et orientation des demandes
o  Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
o  Prise de rendez-vous et tenue de l'agenda du Directeur de la Communication;
o  Planification des réunions internes et externes
o  Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions
o  Reproduction des documents,
o  Organisation et suivi des mises à jour des organigrammes des directions et direction de site
o  Gérer les demandes de produits dérivés et les relations avec les différents prestataires externes : gérer les  commandes, le stock et les livraisons de produits dérivés ;
Commande de fournitures et gestion des stocks (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, maintenance...)
o Suivi du budget dépenses com

2. Communication événementielle :
O Appui à l'organisation d'événements institutionnels et grands publics (Marche Calipsso, inaugurations, journées thématiques, conférences etc..) sous la supervision du Directeur de la communication et de son adjointe.
o Aide logistique
o Suivi des autorisations tournages

3. Gestion des supports de communication :
o Diffusion des supports de communication : mail généraux, affichage, distribution...
o Publication sur l'intranet, en collaboration avec la chargée de communication
o Réalisation des cartes de visite

La liste des missions est susceptible d'évoluer en fonction des besoins du service.

SAVOIR FAIRE REQUIS

. Sens de la communication et de l'accueil
.Discrétion / confidentialité
.Bon sens relationnel et capacité à travailler en équipe
.Solides compétences d'organisation et de gestion de projets
.Grande polyvalence

CONNAISSANCES ASSOCIEES

.Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.) ;
.Solides compétences rédactionnelles et excellente orthographe ;
.Excellente expression orale
.La connaissance de l'environnement de la santé et du fonctionnement des établissements publics est un plus.

QUALITES PROFESSIONNELLES :

-Qualités relationnelles, diplomatie
-Capacité d'adaptation, réactivité, disponibilité
-Méthode, rigueur, sens de l'organisation
-Sens du travail en équipe
-Prise d'initiatives
-Curiosité
-Capacité d'adaptation


PRE-REQUIS

Bac +2 minimum
Début : dès que possible / au plus tard fin juin 2024
Première expérience (incluant apprentissage) à un poste similaire.
Permis B