AS Emploi, vos agences d’intérim et de recrutement à Poitiers, Châtellerault, Paris et La Rochelle

Au service l'ISTA (organisme rattaché au second cycle, l'Institut Supérieur de Théologie des Arts (ISTA) est un lieu de formation universitaire, de recherche et d'expertise au service du dialogue entre la théologie catholique et les arts).et rattaché à la Responsable Administrative et Financière de la Faculté, vous avez la charge de la gestion administrative des étudiants et des enseignants qui y interviennent ainsi que de l'organisation matérielle des cours et des événements.

Gestion administrative des étudiants
- Gérer les candidatures en lien avec le directeur d'institut et les structures d'accueil en France ;
- Accueillir les étudiants, les orienter, les informer ;
- Inscrire les étudiants dans le logiciel de gestion ;
- Gérer et suivre la scolarité : saisir les notes, émettre les documents relatifs à la scolarité, mettre à jour les dossiers jusqu'à la diplomation.

Gestion administrative des enseignants
- Collecter et transmettre les informations nécessaires à l'édition des contrats des enseignants ;
- Suivre les heures mensuelles travaillées des enseignants ;
- Mettre en forme le budget des heures enseignants.

Organisation matérielle des cours
- Élaborer les emplois du temps et les maquettes de formation avec l'équipe enseignante ;
- Réserver les salles de cours ;
- Organiser les examens et soutenances.

Communication et participation aux activités des organismes
- Organiser les réunions, participer au conseil de l'institut, rédiger les comptes rendus ;
- Préparer les supports de communication
- Diffuser les informations...

BAC + 2/3, vous justifiez d'une expérience significative dans l'assistanat et/ou la coordination pédagogique de 2 à 5 ans.

Doté d'un grand sens de l'organisation et très rigoureux dans votre travail, vous êtes en mesure de traiter avec efficacité toutes les tâches qui vous incombent. Capable de traiter les demandes de plusieurs supérieurs, vous savez hiérarchiser les priorités et mener de front plusieurs tâches simultanées lorsque cela est nécessaire. De ce fait, vous êtes capable de traiter d'importantes charges de travail, surtout en période de rentrée universitaire. Par ailleurs, vous savez faire preuve de discrétion et d'autonomie.

Possédant une bonne aisance relationnelle, vous savez mettre en place un accueil de qualité et répondre efficacement aux demandes qui vous sont faites.

Enfin, vous êtes à l'aise avec l'outil informatique (bon niveau sur Word et Excel), et apprenez rapidement à manipuler de nouveaux outils.

Poste à mi-temps (17h30 hebdomadaires répartis sur 3 jours : lundi, mardi, et idéalement le mercredi.matin ou jeudi matin